Як оформити акт?

Як оформити акт?

Акт це документ, що складається групою осіб (переважно комісією), що підтверджує встановлені ними факти чи події. Акти складаються при ревізіях і обстеженнях, інвентаризації, передачі товарно-матеріальних цінностей, передачі справ при зміні посадових осіб, проведенні випробувань нових виробів, обладнання, при здачі в експлуатацію закінчених об’єктів і т. д. Акти документують діяльність як постійно діючих комісій, так і створених на якийсь час. У заголовній частині акта розміщують реквізити, які присутні в бланку організації: найменування організації, найменування структурного підрозділу, найменування виду документа (акт), підстава для його видання, дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту. Якщо акт призначений для передачі в інші організації, тобто є зовнішнім документом, до складу реквізитів заголовної частини включають юридичну адресу організації учасника акту.

Дата і місце складання акта повинні відповідати даті актіруемого події і місцем його складання. Основний зміст акта включає заголовок і текст.

Тема співвідноситься з назвою виду документа і формулюється в родовому відмінку: Акт (чого?) Роботи комісії з перевірки діяльності АГВ. Можлива формулювання заголовка за допомогою отглагольного іменника Про прийом-передачу обладнання, Про знищення справ. Текст акту ділиться на три частини: вступ, констатуюча частина, висновки. Вступна частина друкується з абзацу і включає терміни проведення роботи комісії, її цілі і завдання. У цій частині в обов’язковому порядку повинні бути відомості про документ (автор, назва, дата та номер), що послужив підставою для проведення перевірки (або роботи комісії).

Таким документом може бути наказ керівника, договір про спільну діяльність та ін Далі у вступній частині вказують посаду іфамілію голови комісії; посади та прізвища членів комісії. Можливо, в роботі комісії (або в перевірці) брали участь працівники з інших організацій. Тоді в акті мають бути вказані всі присутні, їх посади та назви організацій. Основна частина тексту містить суть встановлених фактів, методи, якими велася перевірка, її результати, а також висновки, пропозиції, висновки комісії.

Ця частина може також складатися з декількох пунктів. У оформляющей частини розміщують підписи голови та членів комісії в тій же послідовності, як і у вступній частині, але без зазначення посади. Акт підписують всі члени комісії.

У разі незгоди одного з членів комісії із змістом акта (або окремими висновками) поряд з його підписом вказується Особлива думка члена комісії І. І. Іванова додається. Особлива думка члена комісії стає додатком до акта. У оформляющей частині вказується кількість примірників акта та місцезнаходження кожного екземпляра.

Кількість примірників акта визначається практичною необхідністю (якщо в нормативних документах не передбачено інше). Ряд різновидів акта знаходить юридичну силу після затвердження. Наприклад, акт про виділення до знищення документів і справ з термінами зберігання, затверджується першим керівником організації (директором, генеральним директором). Окремі види актів (з матеріальних, фінансових питань) знаходять юридичну силу при завіренні грифа затвердження печаткою.

Всі особи, згадані в акті, особливо ті, до роботи яких висловлені зауваження, повинні бути ознайомлені з його змістом під розписку. Акти рідко формуються в окремі справи.

Найчастіше їх підшивають у справи за певними напрямами діяльності організації в тих структурних підрозділах, куди були направлені примірники акта.

Як оформити акт?

Сподобалася стаття? Поділися нею з друзями!